Starfsreglur stjórnar Langasjávar ehf. og dótturfélaga

1. Bakgrunnur og gildissvið

1.1. Með vísan til 5. mgr. 46. gr. laga nr. 138/1994 um einkahlutafélög, sbr. 5. mgr. 70. gr. laga um hlutafélög, setur stjórn Langasjávar ehf. sér starfsreglur þessar. Markmið þeirra er að lýsa meginskyldum og afmarka hlutverk og ábyrgð stjórnar, móta verklag fyrir verkefni sem hún sinnir, og skilgreina afmörkun milli stjórnvalds og framkvæmdastjóra.

1.2. Reglurnar gilda fyrir stjórn Langasjávar og dótturfélög þess (Alma íbúðafélag hf., Freyja ehf., Mata hf., Matfugl ehf., Salathúsið ehf., Síld og fiskur ehf. og Verkgarða ehf.), nema annað sé sérstaklega kveðið á um í viðkomandi dótturfélagi.

1.3. Við undirbúning reglna þessara var stuðst við leiðbeiningar Viðskiptaráðs Íslands, Nasdaq Iceland og Samtaka atvinnulífsins um stjórnarhætti fyrirtækja.

2. Stjórnarmenn og stjórnarformaður

2.1. Stjórn skal skipuð þremur aðalmönnum sem kjörnir eru á aðalfundi til eins árs í senn. Að loknum aðalfundi skal stjórn funda og kjósa sér formann og skipta með sér verkum eftir þörfum.

2.2. Meirihluti stjórnar hefur heimild til að rita firma félagsins og getur veitt stjórnarmönnum, framkvæmdastjóra eða öðrum slíka heimild.

2.3. Stjórnarformaður skal tryggja reglubundna þekkingaruppfærslu stjórnarmanna um starfsemi félagsins. Hann skal einnig veita nýjum stjórnarmönnum leiðsögn og yfirsýn til að þeir geti sinnt skyldum sínum sem skyldi.

2.4. Stjórnarformaður kemur fram fyrir hönd félagsins gagnvart hluthöfum og ber ábyrgð á fundarhaldi, eftirfylgni ákvarðana og mati á störfum stjórnar, framkvæmdastjóra og undirnefnda árlega.

2.5. Stjórn getur falið formanni að sinna tilteknum verkefnum. Hann má ekki taka að sér verkefni sem eru ósamrýmanleg hagsmunum félagsins.

3. Hæfi stjórnarmanna

3.1. Hæfi stjórnarmanna skal metið í samræmi við lög um (einka)hlutafélög.

3.2. Stjórnarmenn skulu hafa reynslu og þekkingu sem nýtist í starfsemi félagsins.

3.3. Þeir skulu sjálfir fylgjast með hæfi sínu og víkja frá málum ef hagsmunaárekstur gæti átt sér stað.

3.4. Stjórn tekur ákvörðun um vanhæfi og viðkomandi stjórnarmaður tekur ekki þátt í umræðu eða ákvörðun.

4. Hlutverk og ábyrgð stjórnar

4.1. Stjórn fer með æðsta vald í málefnum félagsins milli hluthafafunda. Öll mikilvæg eða óvenjuleg ákvörðun er á verksviði stjórnar.

4.2. Stjórn setur árlega stefnu og markmið félagsins og undirbýr starfsáætlun.

4.3. Hún tryggir að skipulag, reikningsskil, tölvukerfi og fjármálaáætlanir séu í góðu horfi og staðfestir árlega rekstrar- og fjárhagsáætlanir.

4.4. Verkefni í ábyrgð stjórnar eru m.a.:

a) Ráðning framkvæmdastjóra og skilgreining á hans starfsviði

b) Reglulegt mat á rekstri og stöðu félagsins

c) Að starfsemi félagsins sé í samræmi við lög og reglur

4.5. Stjórn ber að gæta hagsmuna allra hluthafa og tryggja jafnræði þeirra í samskiptum.

4.6. Stjórnir dótturfélaga bera lagalega ábyrgð á eigin félagi en skulu almennt ekki taka meiriháttar ákvarðanir nema þær hafi verið ræddar í stjórn Langasjávar.

5. Hlutverk og ábyrgð framkvæmdastjóra

5.1. Framkvæmdastjóri ber ábyrgð á daglegum rekstri. Hann hefur ákvörðunarvald í þeim málum sem falla ekki undir stjórn eða aðra aðila.

5.2. Hann skal tryggja löglegt bókhald og örugga meðferð eigna.

5.3. Hann leggur reglulega fram yfirlit um rekstur á stjórnarfundum.

6. Stjórnarfundir

6.1. Stjórn skal funda að lágmarki fjórum sinnum á ári. Fund skal boða ef stjórnarmaður, framkvæmdastjóri eða endurskoðandi óskar þess.

6.2. Fundi skal halda á starfsstöð félagsins, nema annað sé ákveðið. Rafrænir fundir eru heimilir.

6.3. Formaður boðar fundi og undirbýr dagskrá. Fundarboð skulu berast með minnst þriggja sólarhringa fyrirvara.

6.4. Stjórn er ákvörðunarbær ef meirihluti stjórnarmanna mætir. Hver stjórnarmaður hefur eitt atkvæði.

6.5. Framkvæmdastjóri situr fundi með umræðu- og tillögurétt. Starfsmenn eru boðaðir eftir þörfum.

6.6. Formaður stýrir fundum og tryggir nægan tíma fyrir hvert mál.

7. Samskipti utan stjórnarfunda

7.1. Samskipti um málefni félagsins utan funda skulu færð í fundargerð næsta fundar.

7.2. Allir stjórnarmenn skulu hafa aðgang að öllum gögnum sem tengjast eftirlitshlutverki þeirra.

8. Fundargerðabók

8.1. Skipaður skal fundarritari sem skráir fundargerðir. Allir viðstaddir hafa rétt á að láta skrá athugasemdir.

8.2. Fundargerð skal innihalda m.a.:

• Nafn og kennitölu félags

• Dagsetningu og tíma

• Fundarstað og viðstadda

• Dagskrá og umræðuefni

• Ákvarðanir og atvik sem varða vanhæfi

8.3. Fundargerð skal send til rafrænnar undirritunar innan viku og staðfest af viðstöddum.

9. Upplýsingaskylda til stjórnar

9.1. Stjórn getur óskað eftir gögnum frá starfsmönnum í gegnum framkvæmdastjóra. Gögn skulu afhent sem fyrst, helst á fundum.

9.2. Stjórn getur falið sérfræðingum að leggja mat á þætti starfseminnar og skila greinargerð.

10. Þagnar- og trúnaðarskylda

10.1. Stjórnarmenn eru bundnir þagnarskyldu um málefni félagsins og viðskiptavina þess. Þagnarskylda helst eftir að störfum lýkur.

10.2. Gögn skulu varðveitt með öruggum hætti. Við starfslok skulu þau afhent félaginu.

11. Endurskoðun og ársreikningur

11.1. Stjórn skal tryggja nauðsynlegan grundvöll fyrir endurskoðun. Hún og framkvæmdastjóri skulu veita allar nauðsynlegar upplýsingar og aðstöðu.

11.2. Stjórn skal yfirfara og staðfesta ársreikning áður en hann er lagður fyrir aðalfund. Undirritun skal aðeins eiga sér stað að yfirferð lokinni og ef reikningur gefur rétta mynd af efnahag félagsins.

12. Samþykki og endurskoðun starfsreglna

12.1. Starfsreglur þessar eru samþykktar með undirritun stjórnar. Breytingar skulu einnig samþykktar og undirritaðar.

12.2. Reglurnar öðlast gildi við undirritun.

12.3. Þær skulu endurskoðaðar á tveggja ára fresti, eða oftar ef þörf er á.

Samþykkt af stjórn Langasjávar ehf., 26. nóvember 2024

Undirritað:

• Guðný Edda Gísladóttir

• Eggert Árni Gíslason

• Gunnar Þór Gíslason

• Halldór Páll Gíslason